OstiaScacchi e’ una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD), specializzata nell’insegnamento degli scacchi a bambini e ragazzi.

Partendo dalla fine, al completamento della procedura di vetting, l’ASD è inserita in Global Giving e quindi presa in gestione da BrightFunds attraverso il portale di VMware Foundation:  

Obiettivo di questo post, e del successivo relativo all’Associazione 8BitInside, è mostrare come è applicata la procedura di vetting, fornendo idee e raccomandazioni, applicabili non-soltanto al caso di VMware, ma di fatto a tutte le procedure di accreditamento nei programmi di CSR aziendali.

Questo post si focalizza sulle fasi di invito dell’Associazione OstiaScacchi, sulle comunicazioni con il dipendente VMware, sui resoconti disponibili. Per le diverse informazioni che GlobalGiving richiede durante la procedura, e’ possibile vedere l’altro posto relativo a VMware Foundation e specifico dell’Associazione 8BitInside.

Per ottenere l’eleggibilità a donazioni e relativo matching aziendale, è assolutamente necessario dal punto di vista legale seguire la procedura e comunicare in modo aperto quanto richiesto. Non si tratta di requisiti o procedure di VMware, ma di regole applicate secondo la legislazione americana, a cui l’azienda deve rifarsi data la sede legale negli USA.

È comunque da apprezzare come queste procedure siano molto semplificate grazie all’intermediazione di entità come GlobalGiving. Ad esempio, pur essendo presente il requisito di condivisione in lingua inglese dei documenti come Statuto o l’Atto Costitutivo o documento formale di attribuzione del Codice Fiscale, viene consentito di usare strumenti come Google Translate, consentendo quindi di evitare costi e tempi con traduzioni giurate o simili.  Allo stesso modo, Global Giving accetta i dati disponibili nel Rendiconto Economico Finanziario, nel formato elaborato dall’Associazione no-profit, senza proporre un formato specifico e conseguente necessità di “convertire” o “riclassificare” i dati.

Le informazioni richieste nella procedura di Vetting sono di 6 categorie:

  • Organization Details
  • Mission & Programs
  • Organizational Documents
  • Financial Information
  • Disbursements & Staff List
  • Terms & Conditions

Particolarmente importante, da cui il focus in questo post, e’ la sezione relativa ai documenti dell’Associazione (“Organizational Documents”) e la sezione finanziaria (“Financial Information”).

Per documentazione dell’Associazione si intendono tre documenti:

  • Il documento di attribuzione del Codice Fiscale
  • L’Atto Costitutivo
  • Lo Statuto

Per quanto riguarda Statuto e Atto Costitutivo, come accennato e’ sufficiente spedire una traduzione generale, come file testo. A titolo di esempio, solo per tranquillizzare il lettore, si tratta di un documento davvero semplice, ricavabile semplicemente copiando l’intero contenuto su Google Translate:

Un po’ più complicato il discorso relativo al documento di attribuzione del Codice Fiscale, che ovviamente è un foglio rilasciato dall’Agenzia delle Entrate e non è editabile. In questo caso si consiglia di inviare il file come l’esempio seguente, ponendo di fatto la traduzione dei campi principali sotto la figura del documento formale:

Per quanto riguarda la parte finanziaria, si consiglia vivamente di inviare le informazioni del Rendiconto Economico Finanziario Annuale nel formato più semplice possibile.

In questo contesto, si indica comunque qui di seguito il modello di informazioni fornite per OstiaScacchi-ASD:

Particolarmente importantissimo, le informazioni finanziarie devono essere fornite per gli ultimi 2 anni fiscali !

Il nuovo portale di GlobalGiving (Luglio 2020) chiede una informazione finanziaria aggiuntiva, ovvero il bilancio provisionale per l’anno in corso, in sostanza un semplicissimo budget delle entrate e uscite attese. Il suggerimento e’ di utilizzare lo stesso formato compilato per i bilanci dei due anni fiscali precedenti e semplicemente indicare le somme attese per ognuna delle voci. L’assunzione di entrate e uscite simili all’anno precedente e’ certamente una buona regola.

Il resto della procedura di inserimento dati viene mostrato nel post successivo.

Per il completamento della procedura, di seguito viene mostrata la mail di accettazione, ricevuta dal Presidente dell’Associazione:

Allo stesso tempo, vengono subito informati gli (almeno 8) dipendenti che avevano partecipato al processo di Nominations dell’Associazione, in modo da stimolare da subito donazioni, che l’azienda poi provvede a matchare duplicando l’erogazione liberale proposta dal dipendente:

Quando un dipendente esegue una donazione, di qualsiasi importo, il portale VMware Foundation fa partire la procedura di matching, automaticamente:

In primo luogo, viene informato sia il dipendente che l’Associazione della nuova donazione:

VMware Foundation, di nuovo tramite Global Giving, fornisce un estratto cadenzato dei contributi ricevuti, sia quelli dei dipendenti sia quelli dell’Azienda, in questo caso VMware (Aprile 2020):

Ogni Associazione no-profit ha il suo profilo su GlobalGiving da cui gestire le informazioni in caso di modifiche, ad esempio in caso di cambio del conto corrente. A titolo di esempio, questo e’ il formato del link relativo all’accesso diretto: https://www.globalgiving.org/dy/v2/pe/organization/edit-disbursement.html?organization.id=XXXXX