Descrizione Generale Della Procedura di Accesso – “Matching Donations”

VMware Inc è una società multinazionale americana con quartier generale a Palo Alto (California) e centri di sviluppo a Palo Alto, San Francisco, Cambridge (Massachusetts) e a Bangalore in India. Si tratta di una realta’ di oltre 10 Miliardi di dollari di fatturato, presente in Italia con uffici a: Roma, Milano, Padova.

L’azienda VMware, che opera il Matching Gifts attraverso la VMware Foundation che, a sua volta, si avvale di BrightFunds per la gestione del servizio.

VMware propone, di base, un package di oltre 3000$ per ogni dipendente. Il budget è disponibile durante tutto l’anno e prevede ovviamente un importo di donazione minima per scatenare il processo di matching, della stessa cifra, da parte dell’azienda.

Il processo può variare secondo le aziende, ma prevede comunque una fase di “nomination” dell’ASD, a cui segue la vera e propria procedura di registrazione (vetting).

Per rendere un po’ più complicata la questione, Bright Funds utilizza delle agenzie finanziarie specializzate, che soddisfano requisiti di certificazione molto stretti, per l’effettiva gestione economica dei pagamenti.  Si tratta di Global Giving oppure CAF-A.  

Nel dettaglio: “VMware is not GlobalGiving’s institutional or corporate partner.  Bright Funds (our Foundation portal vendor) is GlobalGiving’s institutional partner – Bright Funds, who manages the Foundation portal, works directly with GlobalGiving to collect its database of global NGOs.  For the purposes of the Foundation portal, GlobalGiving has more of a subcontractor relationship to VMware (i.e. through Bright Funds)”.

Può sembrare una serie di tecnicismi, ma la questione è particolarmente rilevante perché i processi di registrazione dell’ASD nei programmi aziendali vengono svolti di fatto interagendo con Global Giving, anche se mascherata dietro la gestione offerta da VMware Foundation, e i bonifici delle quote delle aziende arrivano con mittente “Global Giving”:

Il processo di registrazione completo impiega circa due settimane, con alcuni punti di attenzione. VMware, ad esempio, richiede che l’ente no profit venga nominato da più dipendenti (nello specifico, è necessario che almeno 8 dipendenti la indichino come meritevole).

Nella fase “Receiving Nominations”, i dipendenti dell’azienda sono chiamati a confermare come meritevole l’Associazione in questione, in almeno altri sette casi in aggiunta a quello che ha stimolato la procedura. I tempi, quindi, sono strettamente legati alla rete di relazioni interna all’azienda, essendo una azione estremamente semplice (accedere a una pagina della Intranet, relativa all’Associazione in nomination, selezionando il flag “Nominate”).

Una volta raggiunte le 8 nominations da parte di dipendenti dell’azienda, Global Giving (o CAF-A) inviano una mail di invito alla Associazione indicata, proponendo di completare al piu’ presto la procedura di vetting, vero nodo focale per ottenere l’eleggibilità a ricevere erogazioni liberali. Si tratta della fase “Awaiting Vetting”. Questa e’ quindi la fase dove e’ previsto il maggiore coinvolgimento da parte del Responsabile Legale dell’Associazione (in sostanza, il Presidente), per fornire le informazioni richieste per il completamento della procedura di registrazione al portale.

Un caso particolare e’ costituito dallo stato “In Waitlist”: ogni trimestre la VMware Foundation stimola un numero limitato di procedure di vetting, nell’ordine di 65 per-trimestre. L’indicazione di questo stato per una Associazione evidenzia una temporanea congestione della coda delle procedure di registrazione, ma di fatto si tratta di una condizione mai verificata sul campo.

Nella fase “Undergoing vetting”, la procedura ha quasi raggiunto il completamento: l’Associazione ha terminato il suo ruolo nella procedura e la palla torna a Global Giving. La tempistica in questo caso e’ molto variabile, da pochi giorni a qualche settimana, e si conclude con l’agognata mail che indica l’approvazione.

L’esito della procedura puo’ anche essere negativa, ma l’esperienza sul campo mostra come siano casi particolarmente rari. Fra le cause di mancata eliggibilita’, esplicitamente menzionate nella mail che comunica l’insuccesso della procedura, possono essere rilevate le seguenti cause: “Nonprofit unresponsiveness to vetting requests”, “Nonprofit does not provide required paperwork for vetting”, “Nonprofit is not registered with their local government”, ..

La mail di approvazione, invece, certifica la definitiva approvazione e la conseguente, immediata, eliggibilita’ a ricevere erogazioni liberali, comprendendo i Matching Gifts, attraverso il portale della VMware Foundation, accedibile dalla intranet aziendale. L’approvazione e’ valida per tutti i contesti di CSR, di donazioni, grant o anche per il cosiddetto Service Learning, la possibilita’ quindi per i dipendenti di spendere una settimana presso l’associazione, quindi prestando un lavoro alternativo presso l’Associazione in questione, completamente remunerato dalla VMware.

Attraverso questo modello, VMware dona oltre 4 Milioni di $ ogni trimestre in tutto il mondo !