L’altro obiettivo, dichiarato o meno, ma certamente coerente con le necessità e lo sviluppo stesso dell’azienda, e’ il miglioramento dei risultati economici dell’azienda, sia esso in modo diretto o indiretto.

Una crescita a medio e lungo termini di un’azienda oggi non può prescindere da reputazione, capacità di attrarre i migliori talenti, abilità nel tenersi stretti i dipendenti migliori e, in generale, avere una immagine pulita e trasparente.

Il report “Human Social Responsibility – CSR Programs as an Employee Engagement Tool” di Dicembre ’19 riporta il risultato di un survey specifico sull’argomento:

IMMAGINE-2002

Secondo l’articolo “Are People Willing to Pay More for Socially Responsible Products: A Meta-Analysis”, pubblicato da New York, NY: Stern School of Business, l’impatto sulla bottom line delle aziende dei programmi Corporate Social Responsibility può essere riassunto con queste medie:

• Le aziende con efficaci programmi CSR vedono una crescita media del 20% del fatturato direttamente rapportabili a tali programmi;
• Le aziende con efficaci programmi CSR vedono un incremento medio del 10% in termini di Customer Satisfaction;
• Le aziende con efficaci programmi CSR generano un incremento del 60% per quanto riguarda la propensione all’acquisto da parte dei consumatori.

Per quanto riguarda la misurazione di questi benefici di business, le aziende tipicamente usano sia dashboard che specifici KPIs (key performance indicators). Un report, pubblicato da CECP intitolato “Giving In Numbers 2019”, riporta questa divisione sulle metriche giudicate più importanti dai professionisti di un panel di oltre 150 aziende internazionali (“Brand/Customer Metrics”):

IMMAGINE-2005

A livello di strumenti che utilizzano per raccogliere queste metriche:

IMMAGINE-2006

Quando si implementa un programma di Responsabilità Sociale d’Impresa, obiettivo dell’azienda e’ almeno duplice: engagement e arricchimento personale dei dipendenti (con conseguente aumento di produttività e fedeltà della propria workforce), semplificazione di tempi e modi per raggiungere i propri obiettivi di business.

A questi si aggiunge probabilmente il desiderio di contribuire al benessere sociale ed ambientale del proprio ecosistema, ma possiamo tranquillamente dire che questo obiettivo, pur apprezzabile, e’ probabilmente dietro nella lista degli obiettivi. Potremmo quasi dire che il beneficio per Enti ed Associazioni NoProfit sia quasi una “piacevole conseguenza” di queste pratiche, a beneficio di tutti. Nel linguaggio del business, si tratta del più classico dei win-win-win, in cui vincono tutti: l’azienda, i dipendenti, l’ecosistema sociale.

Per perseguire il primo obiettivo, centrato sui propri dipendenti, l’azienda si pone come target il maggior coinvolgimento possibile del proprio personale: un team coinvolto in vari aspetti anche extralavorativi, che valuta positivamente l’impatto sociale della propria azienda, che si impegna in altre sfide per nome/nel nome della propria azienda, che può contribuire a enti/associazioni NoProfit a cui si sente vicino, tutto questo porta certamente il dipendente ad essere più motivato e produttivo. Per questo gli obiettivi principali dell’azienda, per questo specifico punto, si riportano le prime 7 priorità a seguito di un survey prodotto da blackbaud nel 2019 intervistando Professionisti dell’ambito CSR:

IMMAGINE-2001

La seconda, terza, quarta priorità della tabella, tutte in netta crescita, mostrano in maniera chiara il focus specifico sui dipendenti!

La prima priorità, poi la quinta, sesta, settima, si riferiscono più in generale a tutti gli stakeholders, che comprendono i dipendenti, ma includono anche fornitori, azionisti, istituzioni locali, ecc.  tutti quelli che hanno un “interesse” diretto o indiretto nell’azienda.

Ancora una volta, quindi, è evidente l’engagement dei dipendenti come un target primario di queste politiche, con innumerevoli benefici.

I programmi Corporate Social Responsibility più comuni, in termini di “Giving”, quindi di effettive donazioni da parte dei dipendenti/azienda, sono i seguenti:

IMMAGINE-2003

Il “Matching Gift Program” e’, come atteso, il primo in termini percentuali. Per questo motivo questo blog propone una sezione ad-hoc per questo programma e vari casi reali di esempio.

 Il Giving, in generale, propone indicatori in crescita sotto molti punti di vista. Si tratta di un trend in atto da diverso tempo, CECP nel report Giving in Numbers pubblicato nel 2019, discute un aumento dell’11% in due anni e una crescita del 9% a livello di International Giving, quindi anche nel coinvolgimento delle filiali estere delle multinazionali.

Lo stesso report mostra le principali metriche che le aziende utilizzano per “misurare” i benefici di questi programmi, sia a livello dei dipendenti attuali, sia in termini di attrattività di talenti esterni (su questo punto, c’è una sezione dedicata in questo blog), “Employee Metrics”:

IMMAGINE-2004

Dell Technologies, Inc. è una società multinazionale americana, fra le piu’ importanti al mondo nella produzione di personal computer e di sistemi informatici, con quartier generale a Round Rock (Texas). Si tratta di una realta’ con oltre 165.000 dipendenti in tutto il mondo e ampia presenza in Italia, in particolare negli uffici di Milano e Roma.

L’azienda Dell Technologies, opera il Matching Gifts attraverso la Fondazione Dell, a sua volta, si avvale di YourCause per la gestione del servizio.

Il dipendente Dell, attraverso la intranet e in particolare il portale HR, accede alla sezione di YourCause dedicata a Dell:

IMMAGINE-302

In particolare, la sezione Give in alto al centro della pagina e’ quella relativa alle Donazioni dei dipendenti, con conseguente matching aziendale.

La sezione matching mostra infatti i programmi attivi, basati su donazione “singola” via carta di credito oppure anche su donazioni continuativa mensile con addebito diretto in busta paga:

IMMAGINE-303

Per proporre una nuova noprofit nel programma, basta cliccare sul nome del dipendente in alto a destra e selezione “Help”, poi “Suggest an Organization”. A quel punto il dipendente deve riempire un semplice form, di fatto per i soli contatti della noprofit raccomandata, e fare “submit”.

Nel resto del processo il dipendente Dell non e’ disturbato. Il rapporto diventa diretto fra YourCause e il rappresentante legale dell’Associazione noprofit.

Nell’immediatezza della menzione del dipendente, parte una mail da support@yourcause.com diretta verso la mail indicata per l’associazione, con alcuni informazioni generiche su YourCause e l’Application Link per iniziare il processo di accredito.

IMMAGINE-304

In termini di documentazione da fornire, YourCause richiede espressamente:

General Organizational Information

Current Board of Director List and Staff List

Copy of official government registration certificate (English translation)

Copy of governing/bylaws document (English translation)

Current Annual Report (English translation)

Audited Financial Statements and Information (English translation)

In aggiunta a questi, viene richiesto il completamento di due documenti, il primo dei quali necessita di particolare attenzione essendo ricco di dettagli da completare:

Certificate, Affidavit and Public Support Test (all 3 sections must be completed).

Board of Directors and Staff List.

Il primo documento e’ composto da 3 sezioni. Importante premessa, i dati finanziari vengono richiesti per gli ultimi 5 anni, mentre di solito sono richiesti solo gli ultimi due.

I due documenti in questione, da riempire, vengono spediti via mail da YourCause, nella mail di invito.

Ovviamente i documenti devono essere forniti in inglese, ma fortunatamente anche in questo caso viene esplicitamente ammesso l’utilizzo di tool di traduzione, tipo Google Translate, senza necessita’ di traduzioni giurate o simili, purche’ vengano spedite sia la versione in italiano che quella tradotta in inglese.

DOMANDE

1. Chi altro e’ seguito da YourCause

YourCause, di fatto una istituzione equivalente a BrightFunds o Benevity analizzati in altri post, supporta una serie di azienda, fra cui:

IMMAGINE-301

OstiaScacchi e’ una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD), specializzata nell’insegnamento degli scacchi a bambini e ragazzi.

Di seguito viene proposto il percorso di registrazione della noprofit, seguento il caso reale di OstiaScacchi-ASD.  Prerequisito, come discusso nel post precedente, e’ la segnalazione da parte di un dipendente Dell Technologies della noprofit e conseguente ricezione della mail di invito.

Tale mail di invito richiede il completamento della procedura entro due settimane dall’invio, ma propone anche una mail di supporto per dubbi o domande (yourcausevettingservices@blackbaud.com). Il supporto e’ particolarmente efficiente, si propone anche per collezionare i documenti richiesti e caricarli direttamente nel portale, tagliando i tempi ed evitando errori nella procedura, di fatto una sorta di “tutor” per il processo di vetting.

I documenti chiavi per il successo della procedura sono cinque:

– “Full statutes/constitution/bylaws. This should also include your dissolution clause.”

Si tratta quindi di condividere i documenti dello Statuto, dell’Atto Costitutivo, dell’attribuzione del Codice Fiscale. Come discusso nel post precedente, e’ necessario inviare sia la versione in italiano che quella tradotta in inglese.

– “Annual Activities Report, 2019 preferably”

Questo documento sarebbe il Rendiconto Economico e Finanziario Annuale, nella componente definita come Relazione di Gestione. Di fatto, il riassunto delle attivita’ dell’associazione, gli scopi perseguiti e i risultati raggiunti durante l’anno.  Se il REFA e’ ben fatto, questo passo risulta piuttosto semplice in quanto si tratta della semplice necessita’ di traduzione con Google Translate …

A titolo di esempio, la Relazione di Gestione distribuita da OstiaScacchi-ASD all’interno del proprio documento di Rendiconto Economico e Finanziario Annuale, presenta questi paragrafi, riportati per comodita’ nella versione in inglese:

Accompanying report to the 2019 Economic and Financial Statement (June 2020)

General situation

From an economic point of view,

From a sporting point of view,

From the point of view of visibility and institutional recognition,

From the point of view of the international exhibition,

From an organizational point of view,

From an associative and participatory activity point of view,

From the point of view of the teaching activity at the club,

From the point of view of teaching activity in schools,

Economic and financial aspects

(con riporto diretto a file excel dedicato, fornito con file allegato separato, come da punto successivo)

Plans for the year 2020

– “Financial statement/report to include assets, liabilities, income, expenses, etc.”

Per quanto riguarda la parte finanziaria, si consiglia vivamente di inviare le informazioni del Rendiconto Economico Finanziario Annuale nel formato più semplice possibile.

In questo contesto, si indica comunque qui di seguito un estratto del file excel fornito da OstiaScacchi-ASD:

IMMAGINE-16

Di nuovo, sono richieste le versioni in italiano e in inglese.

– “Bank Document”

Si tratta, come accennato nel post precedente, di un documento specifico ricevuto nella mail di invito di YourCause.

Il documento e’ piuttosto semplice, di fatto una collezione delle informazioni necessarie per favorire il bonifico bancario relativo alle donazioni. Si riporta di seguito il documento vuoto, come riferimento:

IMMAGINE-305

– “Certificate, Affidavit, Public Support test document”

Questo e’ il documento meno semplice del pacchetto e, di fatto, quello piu’ rilevante.

Si tratta di 9 pagine, con dati da riempire, divisi in tre sezioni. E’ prevista una prima sezione con le autocertificazioni da fornire, a cura del Rappresentante Legale:

IMMAGINE-306

Come indicato nel testo alla fine della pagina, questa autocertificazione deve essere firmata da 2 rappresentanti dell’Associazione noprofit. A titolo di esempio, per OstiaScacchi-ASD, e’ firmata dal Presidente e dal Consigliere del Direttivo, nonche’ Direttore Tecnico, dell’Associazione.

La seconda sezione e’ denominata “Foreign Public Charity Equivalence – Affidavit of Officer”, in breve e’ il cosiddetto Affidavit: nel diritto britannico e statunitense, e’ una dichiarazione scritta e giurata, ma anche una affermazione solenne, utilizzabile davanti a un magistrato o pubblico ufficiale come prova laddove chiamati in giudizio.

Di seguito si riproduce un estratto di quello relativo a OstiaScacchi-ASD:

IMMAGINE-307

La terza parte del documento e’ relativa alla parte finanziaria, con i dati richiesti per gli ultimi 5 anni. Si compone di due sottoparti, che vanno riempite con un preciso ordine, illustrato nel documento stesso.

Essendo di particolare rilevanza, si riporta l’esempio relativo a OstiaScacchi-ASD per quanto la maggior parte dei dati siano oscurati per confidenzialità:

IMMAGINE-308

Di seguito la parte 2, con evidenza anche di come e’ comunicato il 5 x 1000:

IMMAGINE-309

Dopo circa due giorni, via mail e’ comunicato l’esito della procedura !:

IMMAGINE-310

La mail sopra preannuncia altri contatti, da YourCause, per il completamento della registrazione e l’allocazione di una pagina dedicata sul portale delle donazioni.

Il processo infatti continua direttamente su YourCause, dove la pagina dedicata alla noprofit viene visualizzata, insieme con le altre informazioni pendenti:

IMMAGINE-311

Espandendo la parte delle notifications, infatti, e’ possibile verificare le azioni da completare:

IMMAGINE-312

Cominciando dalla parte Affiliazione / Profile, di seguito le informazioni richieste:

IMMAGINE-313

L’azione pendente sulle Disbursement Information riguarda il conto corrente dove verra’ eseguito il bonifico delle donazioni. Si riporta un estratto della (lunga) pagina di richiesta dei dati:

IMMAGINE-314

Alla fine della pagina, e’ richiesto un documento che certifichi il conto corrente come proprio dell’Associazione no-profit.  E’ sufficiente caricare il documento di attribuzione dell’iban, o un qualsiasi estratto conto, preso dal web banking della propria banca, purche’ sia visibile per intero l’IBAN.

La terza azione pendente e’ relativa alle Compliance. Come ormai abitudine rispetto a tutti i post pubblicati in questo blog, le Compliance sono necessarie per garantire YourCause di fronte alle leggi americane sulle noprofit:

IMMAGINE-315

Sono quattro punti, ognuno dei quali richiede una accettazione esplicita.

A titolo di esempio:

IMMAGINE-316

L’immagine finale, con il completamento delle operazioni, deve apparire come:

IMMAGINE-317

E’ molto importante, alla fine della procedura, ricevere la mail con la conferma delle impostazioni sul conto bancario. Si tratta di una mail del tipo:

IMMAGINE-318

In caso di assenza di questa mail, necessario contattare il supporto.

DOMANDE

1. Qual’e’ lo sforzo richiesto al dipendente per stimolare una donazione poi finanziata dall’azienda ?

Nell’esempio specifico, l’origine del processo e’ ovviamente il dipendente di DELL Italia. Di seguito un estratto di quello che e’ richiesto, accedendo alla propria intranet.

Il primo passo e’ la selezione della noprofit all’interno del sottodominio Dell del portale YourCause:

IMMAGINE-319

Selezionando Make a New Donation, si apre la pagina di selezione di importi e, eventualmente, la segnalazione di un progetto specifico cui si chiede di destinare i fondi.

Anche nel caso DELL, non ci sono commissioni applicate all’operazione, quindi tutto l’importo (sia esso quello del dipendente, sia esso quello dell’azienda) arriva alla noprofit in questione. Per quanto sia una pratica comune, particolarmente apprezzata, altri post in questo blog mostrano come non sia sempre questo il caso …

IMMAGINE-320

Le seguenti immagini evidenziano il matching aziendale:

IMMAGINE-321

Di seguito si riporto il resoconto finale dell’operazione e le informazioni dalla intranet aziendale:

IMMAGINE-322

Tutto qui. Di fatto il dipendente deve seguire quattro semplici passi …

OstiaScacchi e’ una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD), specializzata nell’insegnamento degli scacchi a bambini e ragazzi.

Partendo dalla fine, al completamento della procedura di vetting, l’ASD è inserita in Global Giving e quindi presa in gestione da BrightFunds attraverso il portale di VMware Foundation:  

IMMAGINE-5

Obiettivo di questo post, e del successivo relativo all’Associazione 8BitInside, è mostrare come è applicata la procedura di vetting, fornendo idee e raccomandazioni, applicabili non-soltanto al caso di VMware, ma di fatto a tutte le procedure di accreditamento nei programmi di CSR aziendali.

Questo post si focalizza sulle fasi di invito dell’Associazione OstiaScacchi, sulle comunicazioni con il dipendente VMware, sui resoconti disponibili. Per le diverse informazioni che GlobalGiving richiede durante la procedura, e’ possibile vedere l’altro posto relativo a VMware Foundation e specifico dell’Associazione 8BitInside.

Per ottenere l’eleggibilità a donazioni e relativo matching aziendale, è assolutamente necessario dal punto di vista legale seguire la procedura e comunicare in modo aperto quanto richiesto. Non si tratta di requisiti o procedure di VMware, ma di regole applicate secondo la legislazione americana, a cui l’azienda deve rifarsi data la sede legale negli USA.

È comunque da apprezzare come queste procedure siano molto semplificate grazie all’intermediazione di entità come GlobalGiving. Ad esempio, pur essendo presente il requisito di condivisione in lingua inglese dei documenti come Statuto o l’Atto Costitutivo o documento formale di attribuzione del Codice Fiscale, viene consentito di usare strumenti come Google Translate, consentendo quindi di evitare costi e tempi con traduzioni giurate o simili.  Allo stesso modo, Global Giving accetta i dati disponibili nel Rendiconto Economico Finanziario, nel formato elaborato dall’Associazione no-profit, senza proporre un formato specifico e conseguente necessità di “convertire” o “riclassificare” i dati.

Le informazioni richieste nella procedura di Vetting sono di 6 categorie:

Organization Details

Mission & Programs

Organizational Documents

Financial Information

Disbursements & Staff List

Terms & Conditions

Particolarmente importante, da cui il focus in questo post, e’ la sezione relativa ai documenti dell’Associazione (“Organizational Documents”) e la sezione finanziaria (“Financial Information”).

Per documentazione dell’Associazione si intendono tre documenti:

Il documento di attribuzione del Codice Fiscale

L’Atto Costitutivo

Lo Statuto

Per quanto riguarda Statuto e Atto Costitutivo, come accennato e’ sufficiente spedire una traduzione generale, come file testo. A titolo di esempio, solo per tranquillizzare il lettore, si tratta di un documento davvero semplice, ricavabile semplicemente copiando l’intero contenuto su Google Translate:

Un po’ più complicato il discorso relativo al documento di attribuzione del Codice Fiscale, che ovviamente è un foglio rilasciato dall’Agenzia delle Entrate e non è editabile. In questo caso si consiglia di inviare il file come l’esempio seguente, ponendo di fatto la traduzione dei campi principali sotto la figura del documento formale:

IMMAGINE-13

Per quanto riguarda la parte finanziaria, si consiglia vivamente di inviare le informazioni del Rendiconto Economico Finanziario Annuale nel formato più semplice possibile.

In questo contesto, si indica comunque qui di seguito il modello di informazioni fornite per OstiaScacchi-ASD:

IMMAGINE-16

Particolarmente importantissimo, le informazioni finanziarie devono essere fornite per gli ultimi 2 anni fiscali !

Il nuovo portale di GlobalGiving (Luglio 2020) chiede una informazione finanziaria aggiuntiva, ovvero il bilancio provisionale per l’anno in corso, in sostanza un semplicissimo budget delle entrate e uscite attese. Il suggerimento e’ di utilizzare lo stesso formato compilato per i bilanci dei due anni fiscali precedenti e semplicemente indicare le somme attese per ognuna delle voci. L’assunzione di entrate e uscite simili all’anno precedente e’ certamente una buona regola.

Il resto della procedura di inserimento dati viene mostrato nel post successivo.

Per il completamento della procedura, di seguito viene mostrata la mail di accettazione, ricevuta dal Presidente dell’Associazione:

IMMAGINE-6

Allo stesso tempo, vengono subito informati gli (almeno 8) dipendenti che avevano partecipato al processo di Nominations dell’Associazione, in modo da stimolare da subito donazioni, che l’azienda poi provvede a matchare duplicando l’erogazione liberale proposta dal dipendente:

IMMAGINE-7

Quando un dipendente esegue una donazione, di qualsiasi importo, il portale VMware Foundation fa partire la procedura di matching, automaticamente:

IMMAGINE-10

In primo luogo, viene informato sia il dipendente che l’Associazione della nuova donazione:

IMMAGINE-8

VMware Foundation, di nuovo tramite Global Giving, fornisce un estratto cadenzato dei contributi ricevuti, sia quelli dei dipendenti sia quelli dell’Azienda, in questo caso VMware (Aprile 2020):

IMMAGINE-8

Ogni Associazione no-profit ha il suo profilo su GlobalGiving da cui gestire le informazioni in caso di modifiche, ad esempio in caso di cambio del conto corrente. A titolo di esempio, questo e’ il formato del link relativo all’accesso diretto: https://www.globalgiving.org/dy/v2/pe/organization/edit-disbursement.html?organization.id=XXXXX 

====================

DOMANDE AL POST 2:

1. Tempi

Le donazioni fatte dai dipendenti sono ammesse solo via Carta di Credito o Paypal, esclusivamente tramite il portale messo a disposizione da VMware Foundation e vengono rese disponibile all’ASD il mese successivo a quello di donazione.

Il matching gift da parte dell’azienda viene reso disponibile all’ASD via bonifico (in Euro) due mesi dopo la donazione del dipendente, quindi di fatto tre mesi dopo che la procedura è stata attivata via VMware Foundation portal.

Un’azione posta in essere dal dipendente a Gennaio, vedrà quindi la prima parte della donazione arrivare all’ASD a Febbraio, mentre la pari donazione operata dall’azienda verrà ricevuta ad Aprile.

Sempre meglio controllare l’effettiva erogazione dei contributi attesi: in caso di necessita’ di supporto, basta inviare una mail a disbursements@globalgiving.org, specificando sia la Foundation che l’Associazione.

2. Ricevuta per dimostrare pagamento e ottenere benefici fiscali

Ogni donazione e’ accompagnata da una ricevuta.

Interessante il riepilogo annuale che GlobalGiving invia al dipendente, con il resoconto delle proprie attività e i link per scaricare quanto necessario:

IMMAGINE-12

3. Qual’e’ lo sforzo richiesto al Dipendente per far partire la procedura di Donazione con matching aziendale ?

Grazie dalla disponibilità di un dipendente dell’azienda, possiamo condividere la sua personale pagina della intranet aziendale. Nel caso VMware, la intranet è gestita con un modernissimo e molto efficiente sistema di workspace-management, ma le varie aziende propongono comunque l’accesso alla Foundation del CSR attraverso dei link dedicati nella propria intranet:

IMMAGINE-32

In particolare, e’ prevista in questo caso l’icona del workspace-management che punta direttamente al portale della VMware Foundation:

IMMAGINE-33

Come si puo’ notare in testa alla pagina, di fatto il portale VMware e’ visto come un particolare sottodominio di BrightFunds, che rappresenta, di nuovo, il gestore come una sorta di outsourcing del servizio nei confronti dei dipendenti VMware.  Altre aziende, circa 200 ad oggi (2020), che usufruiscono dei servizi di BrightFunds per le loro Fondazioni, proporranno portali di gestione della corporate social responsibility di fatto molto simili a questo.

Interessante, in basso a sinistra, il simbolo del cuoricino che indica a quanto no-profit il dipendente ha raccomandato e/o gestito donazioni.

La schermata e’ relativa a inizio Luglio 2020. Interessantissimo notare come, in soli sei mesi, l’azienda VMware ha contribuito direttamente e via i propri dipendenti ad elargire donazioni liberali per oltre 11.5 milioni di dollari !!

Nel momento in cui il dipendente sceglie l’opzione “Donate”, si apre la pagina di scelta della no-profit. Viene elencata l’ultima Associazione supportata, ma e’ possibile anche individuare una qualsiasi altra noprofit cercando nel database delle istituzioni certificate (che, in sostanza, hanno superato la procedura di vetting descritta nel dettaglio in due diversi post di questo blog, per OstiaScacchi-ASD e per l’Associazione Culturale 8BitInside):

IMMAGINE-34

La selezione richiesta al dipendente e’ sulla natura della donazione, ricorrente o singola:

IMMAGINE-35

,prima di entrare nella pagina effettiva di donazione:

IMMAGINE-36

Cerchiate in rosso vengono evidenziate le parti dove e’ esplicitato il rapporto di matching, per cui l’azienda si impegna in questo caso a raddoppiare con propri fondi l’importo della donazione.

A seguire, le mail di conferma della donazione e le comunicazioni per il matching aziendale, riportate nel post.

La risposta della domanda posta e’ quindi: “davvero poco sforzo per il dipendente !”: di fatto e’ l’accesso al corretto portale tramite la propria intranet, la selezione della no-profit, la scelta di donazione singola ad esempio, la donazione con carta di credito. Tutto qui.

8 Bit Inside e’ una Associazione Culturale, con sede a Grottaferrata (RM) specializzata nella raccolta, nella promozione e diffusione culturale delle tecnologie informatiche degli anni passati , il cosiddetto retrocomputing.

Questo post mostra la procedura di vetting applicata, non ripetendo quanto gia’ presentato nel post relativo ad OstiaScacchi-ASD, ma focalizzandosi maggiormente sulle specificita’ della procedura e i vari dati richiesti.

Ovviamente, come descritto nei post precedenti, per l’Associazione Culturale 8 Bit Inside e’ stata eseguita la procedura di nomination da un dipendente, di supporto da almeno 7 altri dipendenti dell’azienda VMware attraverso il solito portale di VMware Foundation, di verifica delle fasi di pre-registrazione, le mail di invito, ecc.

Di seguito si mostra la mail di invito, da parte di Global Giving, una volta che gli 8 dipendenti aziendali hanno indicato l’associazione come meritoria:

IMMAGINE-17

Da cui segue la richiesta di creazione dell’account:

IMMAGINE-18

Da cui può partire l’effettiva procedura:

IMMAGINE-20

Inizialmente vengono richieste alcune informazioni di base. Importante ricordare come l’EIN sia la traduzione del nostro Codice Fiscale, spesso riferito comunque anche come Government Registration Number o Government Registration ID:

IMMAGINE-21

Questa pagina completa la prima categoria di informazioni, denominata “Organization” Details”, la prima delle sei previste:

Organization Details

Mission & Programs

Organizational Documents

Financial Information

Disbursements & Staff List

Terms & Conditions

IMMAGINE-22

La seconda sezione, definita “Mission & Programs”, e’ piuttosto generica e racchiude informazioni generali sullo scopo e sui programmi dell’Associazione:

IMMAGINE-23

La sezione successiva e’ relativa a “Organizational Documents”, di fatto la sezione dove vengono comunicati Statuto, Atto Costitutivo, Documento del Codice Fiscale.

La quantita’ di informazioni richieste e’ modesta, di fatto solo i documenti e una dichiarazione esplicita sulle clausole di Dissoluzione dell’Associazione (di fatto mandatorie in ogni Statuto di associazione no-profit). Per questo e’ sufficiente aver preventivamente preparato i documenti in lingua inglese, secondo le raccomandazioni gia’ espresse:

IMMAGINE-24

Questa parte e’ stata gia’ descritta nel dettaglio nel post relativo all’Associazione OstiaScacchi-ASD, di seguito si mostra il riepilogo per 8 Bit Inside:

IMMAGINE-25

La sezione successiva e’ relativa alle Informazioni Finanziarie che, come gia’ discusso nel post precedente, sono relative agli ultimi 2 anni fiscali (oltre all’indicazione del budget provisional per l’anno in corso):

IMMAGINE-26

Attenzione particolare merita la sezione “Disbursement and Staff List”, in quanto questa e’ la porzione di registrazione dove vengono indicati i dati per i bonifici bancari delle Donazioni !

A titolo di esempio, per l’Associazione Culturale 8BitInside:

IMMAGINE-27

La sezione Terms & Conditions riporta una serie di autocertificazioni, necessarie per la legislazione americana:

IMMAGINE-28

La procedura volge al termine. Non rimane verificare quanto dichiarato, tramite la sezione “Review”. Si tratta ovviamente di una pagina particolarmente lunga, dove vengono mostrate contemporaneamente tutte le sezioni riempite, per una rapida revisione dei contenuti.

Di seguito si riporta solo un estratto, per familiarizzare con l’interfaccia:

IMMAGINE-29

Il sistema dovrebbe fornire un messaggio di avvenuto invio dei dati, del tipo:

IMMAGINE-30

,confermata subito dopo dalla ricezione di una mail quale:

IMMAGINE-31

OstiaScacchi e’ una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD), specializzata nell’insegnamento degli scacchi a bambini e ragazzi.

Di seguito viene proposto il percorso di registrazione della noprofit, seguento il caso reale di OstiaScacchi-ASD:

IMMAGINE-105

Ancora una volta, importante far notare guardando la testa della pagina, come PaloAltoNetworks sia un sottodominio di Benevity, che ne gestisce il servizio.  E’ lecito aspettarsi che le altre aziende che operano i programmi CSR attraverso Benevity, gestiscano il servizio con portale molto simile e medesima procedura unica di registrazione.

Si tratta di una semplice Segnalazione, eseguita tramite il portale, che, a seguito della conferma dei dati inseriti:

IMMAGINE-106

,di fatto apre tutta la procedura di registrazione gestita direttamente con Benevity:

IMMAGINE-107

Dopo circa una settimana, sulla mail indicata nei contatti della noprofit, verra’ ricevuta una mail del tipo:

IMMAGINE-108

Il dipendente che ha segnalato la noprofit viene informato dello stato della pratica. Importante sottolineare come per l’Italia, essendo un paese non direttamente gestito da Benevity, la struttura di supporto per la selezione delle noprofit e’ svolto da un ulteriore ente, di nome TechSoup, presente in vari paesi in Europa, compresa l’Italia, a Milano.

Di seguito il riassunto della mail ricevuta dal dipendente con i passi necessari:

IMMAGINE-109

La stessa Benevity, invia una mail alla noprofit indicando tempi e modi per la pre-registrazione a TechSoup, in italiano !:

IMMAGINE-110

Il ruolo di TechSoup in questo contesto e’ di tramite verso Benevity, per verificare l’idoneità dell’organizzazione noprofit a ricevere donazioni tramite i programmi per le donazioni aziendali supportati da Benevity.

La mail sottolinea la necessita’ di completare la procedura di registrazione entro 28 giorni, al termine dei quali il dipendente dell’azienda PaloAltoNetworks sara’ notificata dell’assenza dei dati necessari. Il rappresentante legale dell’Associazione deve fornire documentazione e informazioni volte ad accertarne lo stato di ente senza scopo di lucro. La procedura e i dati richiesti variano a seconda del Paese, quanto segue e’ riferito all’Italia.

E’ necessario eseguire la registrazione, per questo Techsoup fornisce un URL dedicato (nel caso OstiaScacchi-ASD: https://app.ngok.techsoup.org/Default.aspx?vendorAppId=d0d2a9b6-2bb0-4735-82e8-63ad10e87180).

A seguito della registrazione, l’Associazione mail di conferma e l’anticipazione dei dati richiesti, in modo da prepararli in anticipo.

In questo contesto, TechSoup distingue tre diversi livelli di qualifica, a cui seguono diversi requisiti di documentazione:

– Organizzazione NoProfit con la qualifica di ONLUS

In questo caso vengono richiesti:

1. Documento di Autocertificazione compilato e firmato, che attesta la qualifica di Onlus della Non Profit

2. Documento di identità del Legale Rappresentante

– Organizzazione Non Profit che non ha la qualifica di Onlus

In questo caso vengono richiesti:

1. Copia dello Statuto

2. Copia dell’Atto Costitutivo

3. Copia dell’assegnazione del Codice Fiscale

4. Documento di Autocertificazione compilato e firmato

5. Documento di identità del Legale Rappresentante

 – Organizzazione Non Profit configurato come ente religioso (chiesa, parrocchia, diocesi…)

In questo caso vengono richiesti:

1. Copia dell’assegnazione del Codice Fiscale

2. Documento di Autocertificazione compilato e firmato

3. Documento di identità del Legale Rappresentante

 Il documento di autocertificazione e’ reperibile al link: http://www.techsoup.it/sites/default/files/autocertificazione.pdf

Il caso specifico di OstiaScacchi-ASD e’ il secondo, organizzazione no-profit senza qualifica di Onlus, si tratta infatti di una Associazione Sportiva Dilettantistica.

Al termine dell’accreditamento, TechSoup si impegna a rispondere sull’esito della procedura entro 5 giorni lavorativi, via mail. C’e’ sempre disponibile una mail di supporto (customerservice@techsoup.it) e un telefono diretto (02.97677200).

Di seguito vengono mostrati i principali passaggi della procedura:

IMMAGINE-111

La procedura di accreditamento e’ guidata, ben spiegata, in italiano. Si veda l’esempio:

IMMAGINE-112

Nel Passo 2, l’informazione rilevante e’ la natura dell’organizzazione, intesa come attivita’ principale.

L’elenco completo prevede:

IMMAGINE-113

Il Passo 3 e’ relativo ai dati del Rappresentante Legale:

IMMAGINE-114

I restanti passi sono di conferma e validazione dei dati.

A seguito di questa procedura, viene richiesto il caricamento dei documenti:

IMMAGINE-115

Il passo 4 e 5 sono solo di controllo e verifica dei dati.

Una volta eseguito l’accesso, si ha a disposizione una pagina dedicata all’interno del portale TechSoup (techsoup.it/users/<nome noprofit):

IMMAGINE-116

Interessante in questo contesto e’ l’ulteriore beneficio di fare parte *anche* della community TechSoup, in Italia, in quanto si ottiene automaticamente il diritto ad usufruire di sconti e servizi su moltissimi prodotti, in particolare in termini di compure, software, servizi, ma anche corsi di formazione e servizi di assistenza IT:

IMMAGINE-117

Il resto della pagina e’ relativa all’effettivo caricamento dei documenti richiesti, differenziato secondo la tipologia di no-profit come descritto in precedenza:

IMMAGINE-118

Per i documenti, riassumendo, ci sono gli attesi Statuto, Atto Costitutivo e Codice Fiscale, oltre al documento del Rappresentante Legale.  Molto interessante il fatto che questi documenti sono caricati in italiano, senza necessita’ di traduzione come invece mostrato nei post delle altre aziende !!

Discussione a parte merita il modello di Autocertificazione. Si tratta della Dichiarazione Sostitutiva dell’Atto di Notorieta’, si riporta di seguito l’esempio per OstiaScacchi-ASD:

IMMAGINE-119

Dopo circa una settimana, Benevity entra in contatto con la noprofit chiedendo di completare la registrazione, stavolta direttamente sul portale Benevity. Il rapporto con TechSoup per lo specifico dell’accredito e’ terminato, tutte le successive operazioni vengono gestite con Benevity.

La mail ricevuta e’ del tipo:

IMMAGINE-120

Entrando sul portale, con gli accessi specifici della noprofit in questione, si accede a un’area dove solo parte delle informazioni sono ereditate da TechSoup:

IMMAGINE-121

La “charity page” dedicata all’Associazione OstiaScacchi deve essere popolata con una serie di informazioni, comprese le parole chiavi raccomandate per “farsi trovare”:

IMMAGINE-122

Benevity richiede di completare una autocertificazione, per l’aderenza ai principi no-profit:

IMMAGINE-123

E’ opportuno prestare attenzione alle domande, non partono dal presupposto che la risposta “giusta” sia sempre “SI” oppure “NO”.

Si propone di seguito un estratto di questa pagina:

IMMAGINE-124

All’atto del “Submit”, l’autocertificazione risulta quasi completata:

IMMAGINE-125

L’ultimo passo riguarda le modalità di erogazione delle donazioni, mediante la comunicazione dei dati bancari:

IMMAGINE-126

Si tratta quindi di riempire dati quali:

IMMAGINE-127

Lo stato risulta inizialmente Awaiting Approval, per le ragioni spiegate direttamente dal portale Benevity:

IMMAGINE-128

Dopo poco piu’ di 12 ore, l’Associazione OstiaScacchi-ASD riceve la conferma sul pagamento elettronico:

IMMAGINE-129

Da questo momento, OstiaScacchi-ASD e’ integrata nel database di Benevity e visibile dal portale semplicemente cercando il nome dell’Associazione.

Per eseguire la classica prova del nove, OstiaScacchi-ASD ha comunque aperto un case al supporto Benevity per chiedere l’effettiva verifica del successo dell’operazione, prontamente confermata. Allo stesso tempo, il dipendente dell’azienda PaloAlto viene anch’esso informato da Benevity dell’esito dell’operazione.

IMMAGINE-130

PaloAltoNetworks, Inc è una società multinazionale americana con quartier generale a Santa Clara (California) e specializzata in prodotti di sicurezza informatica. Si tratta di una realta’ con oltre 2 Miliardi di dollari di fatturato, presente in Italia con uffici a Milano e Roma.

L’azienda PaloAltoNetworks, che opera il Matching Gifts attraverso la PaloAltoNetworks Foundation (accedibile internamente dal portale interno MySmile) che, a sua volta, si avvale di Benevity per la gestione del servizio.

Il programma di PaloAltoNetworks prevede ovviamente dei requisiti per la partecipazione delle noprofit, alcuni dei quali simili agli altri casi aziendali anche esaminati in questo blog, a cui aggiunge altre restrizioni di eliggibilita’, comunque non particolarmente stringenti.

A livello di intranet aziendale, sono elencati i 5 punti cardine che riassumono i requisiti del programma:

Eligibile Donors

Eligible Organizations

Inelegible Gifts

How the program works

Time limits

Gli “Eligible Donors” sono di fatto i dipendenti autorizzati e proporre donazioni, direttamente e via matching con donazioni proprie dell’azienda, che di fatto sono tutti i dipendenti, sia full-time che full-time, compresi stagisti e chi e’ in azienda per un tirocinio (“internships”).

I requisiti proposti nella sezione “Eligible Organizations” sono quelli classici della legislazione americana, presenti in tutti i casi di CSR:

IMMAGINE-101

Si fa esplicito riferimento a Benevity come l’organizzazione a supporto delle operazioni della Fondazione (cosi’ come in altri casi aziendali vengono invece utilizzati altri enti come BrightFunds, YourCause …).

Gli “Inelegible Gifts” indicano le limitazioni, in termini di focus delle associazioni proponibili, che devono essere considerate:

 IMMAGINE-102

Molto importanti gli ultimi punti dell’elenco:

Per l’anno 2020, la massima quantita’ di $ elargita direttamente dall’azienda PaloAltoNetworks con fondi propri, a seguito di matching aziendale nel corso dell’anno, e di $250 per dipendente.

Allo stesso tempo, l’azienda pone un limite di 350.000$ per anno solare. Laddove le richieste di matching eccedessero questa soglia, l’azienda non provvederebbe a raddoppiare l’importo proposto dal dipendente.

In termini di “How Program Works”, anticipando i contenuti del prossimo post specifico sul caso reale di una noprofit, di fatto si tratta di loggarsi sul portale chiamato MySMILE, ovviamente un portale interno accedibile solo con le credenziali aziendali, da dove e’ possibile cercare la noprofit di interesse, proporre la donazione e “applicare” per avere il matching aziendale.  Una volta completata la procedura, il dipendente e’ informato sullo stato della pratica esclusivamente via mail.

Contrariamente ad altre proposte di CSR aziendali, l’azienda PaloAltoNetworks rende evidente che le commissioni finanziarie per gestire la donazione, il 2.9% della somma, Non sono a carico dell’azienda, cosi’ come le spese di transazione della carta di credito. Sono percentuali basse in confronto al grandissimo beneficio del CSR per le associazioni, ma bene saperlo:

IMMAGINE-103

Come in ogni iniziativa su base CSR aziendale, il primo passo e’ registrare l’associazione nella lista delle noprofit autorizzate al programma.

Nel caso PaloAltoNetworks, accedendo al portale interno MySMILE, e’ possibile nominare una nuova noprofit:

IMMAGINE-104

DOMANDE AL POST 2:

1. Tempi

Le donazioni sono gestite durante tutto il corso dell’anno, ma i fondi vengono aggregati su base mensile e consegnati via bonifico bancario alla noprofit entro il mese solare successivo.

Un punto importante da considerare: PaloAltoNetworks alloca un budget annuale per i matching aziendali, quindi e’ molto importante che le richieste di matching avvengano in tempo, tali da consentire l’attribuzione del matching all’interno dello stesso anno solare. Insomma, donazioni nell’ultimo trimestre dell’anno sono “a rischio” di non rispettare questa corrispondenza fra donazione del dipendente e relativa donazione dell’azienda …