Caso Reale: l’associazione “OstiaScacchi-ASD”

OstiaScacchi e’ una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD), specializzata nell’insegnamento degli scacchi a bambini e ragazzi.

Partendo dalla fine, al completamento della procedura di vetting, l’ASD è inserita in Global Giving e quindi presa in gestione da BrightFunds attraverso il portale di VMware Foundation:  

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Obiettivo di questo post, e del successivo relativo all’Associazione 8BitInside, è mostrare come è applicata la procedura di vetting, fornendo idee e raccomandazioni, applicabili non-soltanto al caso di VMware, ma di fatto a tutte le procedure di accreditamento nei programmi di CSR aziendali.

Questo post si focalizza sulle fasi di invito dell’Associazione OstiaScacchi, sulle comunicazioni con il dipendente VMware, sui resoconti disponibili. Per le diverse informazioni che GlobalGiving richiede durante la procedura, e’ possibile vedere l’altro posto relativo a VMware Foundation e specifico dell’Associazione 8BitInside.

Per ottenere l’eleggibilità a donazioni e relativo matching aziendale, è assolutamente necessario dal punto di vista legale seguire la procedura e comunicare in modo aperto quanto richiesto. Non si tratta di requisiti o procedure di VMware, ma di regole applicate secondo la legislazione americana, a cui l’azienda deve rifarsi data la sede legale negli USA.

È comunque da apprezzare come queste procedure siano molto semplificate grazie all’intermediazione di entità come GlobalGiving. Ad esempio, pur essendo presente il requisito di condivisione in lingua inglese dei documenti come Statuto o l’Atto Costitutivo o documento formale di attribuzione del Codice Fiscale, viene consentito di usare strumenti come Google Translate, consentendo quindi di evitare costi e tempi con traduzioni giurate o simili.  Allo stesso modo, Global Giving accetta i dati disponibili nel Rendiconto Economico Finanziario, nel formato elaborato dall’Associazione no-profit, senza proporre un formato specifico e conseguente necessità di “convertire” o “riclassificare” i dati.

Le informazioni richieste nella procedura di Vetting sono di 6 categorie:

Organization Details

Mission & Programs

Organizational Documents

Financial Information

Disbursements & Staff List

Terms & Conditions

Particolarmente importante, da cui il focus in questo post, e’ la sezione relativa ai documenti dell’Associazione (“Organizational Documents”) e la sezione finanziaria (“Financial Information”).

Per documentazione dell’Associazione si intendono tre documenti:

Il documento di attribuzione del Codice Fiscale

L’Atto Costitutivo

Lo Statuto

Per quanto riguarda Statuto e Atto Costitutivo, come accennato e’ sufficiente spedire una traduzione generale, come file testo. A titolo di esempio, solo per tranquillizzare il lettore, si tratta di un documento davvero semplice, ricavabile semplicemente copiando l’intero contenuto su Google Translate:

Un po’ più complicato il discorso relativo al documento di attribuzione del Codice Fiscale, che ovviamente è un foglio rilasciato dall’Agenzia delle Entrate e non è editabile. In questo caso si consiglia di inviare il file come l’esempio seguente, ponendo di fatto la traduzione dei campi principali sotto la figura del documento formale:

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Per quanto riguarda la parte finanziaria, si consiglia vivamente di inviare le informazioni del Rendiconto Economico Finanziario Annuale nel formato più semplice possibile.

In questo contesto, si indica comunque qui di seguito il modello di informazioni fornite per OstiaScacchi-ASD:

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Particolarmente importantissimo, le informazioni finanziarie devono essere fornite per gli ultimi 2 anni fiscali !

Il nuovo portale di GlobalGiving (Luglio 2020) chiede una informazione finanziaria aggiuntiva, ovvero il bilancio provisionale per l’anno in corso, in sostanza un semplicissimo budget delle entrate e uscite attese. Il suggerimento e’ di utilizzare lo stesso formato compilato per i bilanci dei due anni fiscali precedenti e semplicemente indicare le somme attese per ognuna delle voci. L’assunzione di entrate e uscite simili all’anno precedente e’ certamente una buona regola.

Il resto della procedura di inserimento dati viene mostrato nel post successivo.

Per il completamento della procedura, di seguito viene mostrata la mail di accettazione, ricevuta dal Presidente dell’Associazione:

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Allo stesso tempo, vengono subito informati gli (almeno 8) dipendenti che avevano partecipato al processo di Nominations dell’Associazione, in modo da stimolare da subito donazioni, che l’azienda poi provvede a matchare duplicando l’erogazione liberale proposta dal dipendente:

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Quando un dipendente esegue una donazione, di qualsiasi importo, il portale VMware Foundation fa partire la procedura di matching, automaticamente:

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In primo luogo, viene informato sia il dipendente che l’Associazione della nuova donazione:

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VMware Foundation, di nuovo tramite Global Giving, fornisce un estratto cadenzato dei contributi ricevuti, sia quelli dei dipendenti sia quelli dell’Azienda, in questo caso VMware (Aprile 2020):

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Ogni Associazione no-profit ha il suo profilo su GlobalGiving da cui gestire le informazioni in caso di modifiche, ad esempio in caso di cambio del conto corrente. A titolo di esempio, questo e’ il formato del link relativo all’accesso diretto: https://www.globalgiving.org/dy/v2/pe/organization/edit-disbursement.html?organization.id=XXXXX 

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DOMANDE AL POST 2:

1. Tempi

Le donazioni fatte dai dipendenti sono ammesse solo via Carta di Credito o Paypal, esclusivamente tramite il portale messo a disposizione da VMware Foundation e vengono rese disponibile all’ASD il mese successivo a quello di donazione.

Il matching gift da parte dell’azienda viene reso disponibile all’ASD via bonifico (in Euro) due mesi dopo la donazione del dipendente, quindi di fatto tre mesi dopo che la procedura è stata attivata via VMware Foundation portal.

Un’azione posta in essere dal dipendente a Gennaio, vedrà quindi la prima parte della donazione arrivare all’ASD a Febbraio, mentre la pari donazione operata dall’azienda verrà ricevuta ad Aprile.

Sempre meglio controllare l’effettiva erogazione dei contributi attesi: in caso di necessita’ di supporto, basta inviare una mail a disbursements@globalgiving.org, specificando sia la Foundation che l’Associazione.

2. Ricevuta per dimostrare pagamento e ottenere benefici fiscali

Ogni donazione e’ accompagnata da una ricevuta.

Interessante il riepilogo annuale che GlobalGiving invia al dipendente, con il resoconto delle proprie attività e i link per scaricare quanto necessario:

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3. Qual’e’ lo sforzo richiesto al Dipendente per far partire la procedura di Donazione con matching aziendale ?

Grazie dalla disponibilità di un dipendente dell’azienda, possiamo condividere la sua personale pagina della intranet aziendale. Nel caso VMware, la intranet è gestita con un modernissimo e molto efficiente sistema di workspace-management, ma le varie aziende propongono comunque l’accesso alla Foundation del CSR attraverso dei link dedicati nella propria intranet:

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In particolare, e’ prevista in questo caso l’icona del workspace-management che punta direttamente al portale della VMware Foundation:

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Come si puo’ notare in testa alla pagina, di fatto il portale VMware e’ visto come un particolare sottodominio di BrightFunds, che rappresenta, di nuovo, il gestore come una sorta di outsourcing del servizio nei confronti dei dipendenti VMware.  Altre aziende, circa 200 ad oggi (2020), che usufruiscono dei servizi di BrightFunds per le loro Fondazioni, proporranno portali di gestione della corporate social responsibility di fatto molto simili a questo.

Interessante, in basso a sinistra, il simbolo del cuoricino che indica a quanto no-profit il dipendente ha raccomandato e/o gestito donazioni.

La schermata e’ relativa a inizio Luglio 2020. Interessantissimo notare come, in soli sei mesi, l’azienda VMware ha contribuito direttamente e via i propri dipendenti ad elargire donazioni liberali per oltre 11.5 milioni di dollari !!

Nel momento in cui il dipendente sceglie l’opzione “Donate”, si apre la pagina di scelta della no-profit. Viene elencata l’ultima Associazione supportata, ma e’ possibile anche individuare una qualsiasi altra noprofit cercando nel database delle istituzioni certificate (che, in sostanza, hanno superato la procedura di vetting descritta nel dettaglio in due diversi post di questo blog, per OstiaScacchi-ASD e per l’Associazione Culturale 8BitInside):

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La selezione richiesta al dipendente e’ sulla natura della donazione, ricorrente o singola:

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,prima di entrare nella pagina effettiva di donazione:

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Cerchiate in rosso vengono evidenziate le parti dove e’ esplicitato il rapporto di matching, per cui l’azienda si impegna in questo caso a raddoppiare con propri fondi l’importo della donazione.

A seguire, le mail di conferma della donazione e le comunicazioni per il matching aziendale, riportate nel post.

La risposta della domanda posta e’ quindi: “davvero poco sforzo per il dipendente !”: di fatto e’ l’accesso al corretto portale tramite la propria intranet, la selezione della no-profit, la scelta di donazione singola ad esempio, la donazione con carta di credito. Tutto qui.