7 Agosto 2020

La Data Review 2019 del report “Industry Review, 2020”, mostra numeri sempre più alti di partecipazione di dipendenti full-time delle aziende, ma donazioni in valore medio molto più alto da parte di consulenti e contractor:

1 Agosto 2020

Il report “Employee Engagement & Corporate Social Responsibility” di Yourcause+blackbaud mostra come la metà delle aziende offrono il matching delle loro donazioni per più di 498$ a dipendente, a seguito di donazioni dei dipendenti intorno ai 658$ a persona. Il rapporto non è 1:1 perché’ ci sono aziende, come specificato negli articoli sui casi reali del blog corporatesocialresponsibility.it, che offrono magari rapporti di mach maggiori, ad esempio 2:1 (per ogni 100 euro donati da un dipendente, l’azienda si occupa di donarne 200 all’ente NoProfit indicato), ma specificano un limite massimo annuale di donazione per-dipendente dopo il quale smettono di applicare il matching.

Gigamon, Inc. è una società multinazionale americana, leader nelle soluzioni tecnologiche per il monitoraggio del traffico di rete, con quartier generale a Santa Clara (California) e presenza in Italia a Roma e Milano.

L’azienda Gigamon, Inc., che opera il Matching Gifts attraverso la Fondazione denominata Gigamon Giving, si avvale di Benevity.org per la gestione del servizio. Questo è un punto particolarmente importante per questo post, in quanto si tratta dello stesso intermediario già esaminato nel caso reale di Palo Alto Networks. Questa “coincidenza” porta un grandissimo valore: il processo di vetting svolto nel caso precedente, torna con tutti i suoi benefici anche nel caso di Gigamon, Inc., di fatto predisponendo il matching per i dipendenti di Gigamon senza passare per una nuova procedura di accreditamento !

La fondazione Gigamon Giving assicura il matching dollaro per dollaro, ovvero in un rapporto di matching 1:1 (l’azienda dona lo stesso identico valore di quanto donato dal dipendente), fino a un massimo di 500$ per-anno/per-dipendente.

Tutti i dipendenti full-time sono ammessi al programma (mentre, come esaminato in altri casi reali, spesso sono ammessi tutti i dipendenti, compresi stagisti e tirocinanti, ma non in questo caso). L’accesso al portale della fondazione è chiaramente attraverso la Intranet aziendale

Il punto più interessante è il confronto, o meglio l’analogia, fa il portale offerto dalla intranet di Gigamon e quello offerto dalla intranet di Palo Alto Networks. Il fatto che entrambe utilizzino Benevity.org come intermediario specializzato per la gestione del servizio, rende il processo molto più semplice e direttamente applicabile.

Nei fatti, ognuna delle due aziende gestisce un sottodominio all’interno di Benevity, con struttura delle pagine web molto simile, ad ulteriore riprova delle comunanze fra le aziende. Basta vedere il menù in alto della pagina, in effetti:

– Palo Alto Networks (immagine ripresa dal post sull’azienda in questo blog):

– Gigamon:

Il processo di nomination di una nuova Associazione NoProfit, applicato attraverso il portale dedicato a Gigamon, è infatti identico a quello già esaminato per Palo Alto Networks:

– Palo Alto Networks (immagine ripresa dal post sull’azienda in questo blog):

– Gigamon:

Ne consegue, che tutto quanto esaminato nel dettaglio in una qualsiasi azienda che usufruisce dei servizi Benevity.org, come Palo Alto Networks, diventa immediatamente utilizzabile, senza nuova procedura di registrazione, per l’azienda Gigamon. Allo stesso tempo, qualsiasi altra azienda che, a sua volta, utilizzi Benevity.org, offrirebbe la possibilità per le Associazioni NoProfit di ricevere donazioni e match aziendali immediatamente.

Fortinet, Inc. è una multinazionale americana con sede centrale a Sunnyvale (California). L’azienda si occupa dello sviluppo e della commercializzazione di software, dispositivi e servizi di sicurezza informatica. Si tratta di una realta’ di oltre 2 Miliardi di dollari di fatturato, presente in Italia con uffici su tutto il territorio nazionale.

Il caso reale in questione riguarda la gestione di un programma ad-hoc ideato per supportare i territori dove le filiali dell’azienda operano, a seguito della crisi del COVID-19.  Si tratta comunque di un programma che puo’ essere considerato di Matching Donation visto che le donazioni aziendali sono comunque proporzionali alle segnalazioni e donazioni dei dipendenti:

Vengono quindi assegnati 2.000 $ per-dipendente, fino a un budget totale di 2 Milioni di $

Il programma prevede ovviamente dei requisiti, in termini di certificazione e pre-accreditamento delle Associazioni:

La procedura di accesso a questa iniziativa e’ piuttosto semplice:

Si nota come sono ammesse anche aziende senza pre-qualificazione, vista l’urgenza del programma, ma e’ necessario comunicare dei dati aggiuntivi.

In particolare, deve essere comunicato il numero di Codice Fiscale e riempito un modulo, denominato Data Protection Form, in aggiunta al modello denominato Corporate Matching Funds Application Form, che nei fatti rappresenta il modulo per la procedura di vetting all’interno del programma aziendale.

Di seguito si riporta il modulo di Corporate Matching Funds Application:

Di seguito si riporta il modulo di Data Protection:

Fino ai tempi recenti, Fortinet, Inc. operava direttamente nella gestione dei programmi CSR. La crisi del COVID-19 ha stimolato anche questa azienda, come diverse altre, a creare una specifica Fondazione, la Fortinet Corporate Foundation, per la gestione operativa piu’ professionale di tutti i programmi di Corporate Social Responsibility:

OstiaScacchi e’ una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD), specializzata nell’insegnamento degli scacchi a bambini e ragazzi.

Di seguito viene proposto il percorso di registrazione della noprofit, seguento il caso reale di OstiaScacchi-ASD:

Ancora una volta, importante far notare guardando la testa della pagina, come PaloAltoNetworks sia un sottodominio di Benevity, che ne gestisce il servizio.  E’ lecito aspettarsi che le altre aziende che operano i programmi CSR attraverso Benevity, gestiscano il servizio con portale molto simile e medesima procedura unica di registrazione.

Si tratta di una semplice Segnalazione, eseguita tramite il portale, che, a seguito della conferma dei dati inseriti:

,di fatto apre tutta la procedura di registrazione gestita direttamente con Benevity:

Dopo circa una settimana, sulla mail indicata nei contatti della noprofit, verra’ ricevuta una mail del tipo:

Il dipendente che ha segnalato la noprofit viene informato dello stato della pratica. Importante sottolineare come per l’Italia, essendo un paese non direttamente gestito da Benevity, la struttura di supporto per la selezione delle noprofit e’ svolto da un ulteriore ente, di nome TechSoup, presente in vari paesi in Europa, compresa l’Italia, a Milano.

Di seguito il riassunto della mail ricevuta dal dipendente con i passi necessari:

La stessa Benevity, invia una mail alla noprofit indicando tempi e modi per la pre-registrazione a TechSoup, in italiano !:

Il ruolo di TechSoup in questo contesto e’ di tramite verso Benevity, per verificare l’idoneità dell’organizzazione noprofit a ricevere donazioni tramite i programmi per le donazioni aziendali supportati da Benevity.

La mail sottolinea la necessita’ di completare la procedura di registrazione entro 28 giorni, al termine dei quali il dipendente dell’azienda PaloAltoNetworks sara’ notificata dell’assenza dei dati necessari. Il rappresentante legale dell’Associazione deve fornire documentazione e informazioni volte ad accertarne lo stato di ente senza scopo di lucro. La procedura e i dati richiesti variano a seconda del Paese, quanto segue e’ riferito all’Italia.

E’ necessario eseguire la registrazione, per questo Techsoup fornisce un URL dedicato (nel caso OstiaScacchi-ASD: https://app.ngok.techsoup.org/Default.aspx?vendorAppId=d0d2a9b6-2bb0-4735-82e8-63ad10e87180).

A seguito della registrazione, l’Associazione mail di conferma e l’anticipazione dei dati richiesti, in modo da prepararli in anticipo.

In questo contesto, TechSoup distingue tre diversi livelli di qualifica, a cui seguono diversi requisiti di documentazione:

– Organizzazione NoProfit con la qualifica di ONLUS

In questo caso vengono richiesti:

1. Documento di Autocertificazione compilato e firmato, che attesta la qualifica di Onlus della Non Profit

2. Documento di identità del Legale Rappresentante

– Organizzazione Non Profit che non ha la qualifica di Onlus

In questo caso vengono richiesti:

1. Copia dello Statuto

2. Copia dell’Atto Costitutivo

3. Copia dell’assegnazione del Codice Fiscale

4. Documento di Autocertificazione compilato e firmato

5. Documento di identità del Legale Rappresentante

 – Organizzazione Non Profit configurato come ente religioso (chiesa, parrocchia, diocesi…)

In questo caso vengono richiesti:

1. Copia dell’assegnazione del Codice Fiscale

2. Documento di Autocertificazione compilato e firmato

3. Documento di identità del Legale Rappresentante

 Il documento di autocertificazione e’ reperibile al link: http://www.techsoup.it/sites/default/files/autocertificazione.pdf

Il caso specifico di OstiaScacchi-ASD e’ il secondo, organizzazione no-profit senza qualifica di Onlus, si tratta infatti di una Associazione Sportiva Dilettantistica.

Al termine dell’accreditamento, TechSoup si impegna a rispondere sull’esito della procedura entro 5 giorni lavorativi, via mail. C’e’ sempre disponibile una mail di supporto (customerservice@techsoup.it) e un telefono diretto (02.97677200).

Di seguito vengono mostrati i principali passaggi della procedura:

La procedura di accreditamento e’ guidata, ben spiegata, in italiano. Si veda l’esempio:

Nel Passo 2, l’informazione rilevante e’ la natura dell’organizzazione, intesa come attivita’ principale.

L’elenco completo prevede:

Il Passo 3 e’ relativo ai dati del Rappresentante Legale:

I restanti passi sono di conferma e validazione dei dati.

A seguito di questa procedura, viene richiesto il caricamento dei documenti:

Il passo 4 e 5 sono solo di controllo e verifica dei dati.

Una volta eseguito l’accesso, si ha a disposizione una pagina dedicata all’interno del portale TechSoup (techsoup.it/users/<nome noprofit):

Interessante in questo contesto e’ l’ulteriore beneficio di fare parte *anche* della community TechSoup, in Italia, in quanto si ottiene automaticamente il diritto ad usufruire di sconti e servizi su moltissimi prodotti, in particolare in termini di compure, software, servizi, ma anche corsi di formazione e servizi di assistenza IT:

Il resto della pagina e’ relativa all’effettivo caricamento dei documenti richiesti, differenziato secondo la tipologia di no-profit come descritto in precedenza:

Per i documenti, riassumendo, ci sono gli attesi Statuto, Atto Costitutivo e Codice Fiscale, oltre al documento del Rappresentante Legale.  Molto interessante il fatto che questi documenti sono caricati in italiano, senza necessita’ di traduzione come invece mostrato nei post delle altre aziende !!

Discussione a parte merita il modello di Autocertificazione. Si tratta della Dichiarazione Sostitutiva dell’Atto di Notorieta’, si riporta di seguito l’esempio per OstiaScacchi-ASD:

Dopo circa una settimana, Benevity entra in contatto con la noprofit chiedendo di completare la registrazione, stavolta direttamente sul portale Benevity. Il rapporto con TechSoup per lo specifico dell’accredito e’ terminato, tutte le successive operazioni vengono gestite con Benevity.

La mail ricevuta e’ del tipo:

Entrando sul portale, con gli accessi specifici della noprofit in questione, si accede a un’area dove solo parte delle informazioni sono ereditate da TechSoup:

La “charity page” dedicata all’Associazione OstiaScacchi deve essere popolata con una serie di informazioni, comprese le parole chiavi raccomandate per “farsi trovare”:

Benevity richiede di completare una autocertificazione, per l’aderenza ai principi no-profit:

E’ opportuno prestare attenzione alle domande, non partono dal presupposto che la risposta “giusta” sia sempre “SI” oppure “NO”.

Si propone di seguito un estratto di questa pagina:

All’atto del “Submit”, l’autocertificazione risulta quasi completata:

L’ultimo passo riguarda le modalità di erogazione delle donazioni, mediante la comunicazione dei dati bancari:

Si tratta quindi di riempire dati quali:

Lo stato risulta inizialmente Awaiting Approval, per le ragioni spiegate direttamente dal portale Benevity:

Dopo poco piu’ di 12 ore, l’Associazione OstiaScacchi-ASD riceve la conferma sul pagamento elettronico:

Da questo momento, OstiaScacchi-ASD e’ integrata nel database di Benevity e visibile dal portale semplicemente cercando il nome dell’Associazione.

Per eseguire la classica prova del nove, OstiaScacchi-ASD ha comunque aperto un case al supporto Benevity per chiedere l’effettiva verifica del successo dell’operazione, prontamente confermata. Allo stesso tempo, il dipendente dell’azienda PaloAlto viene anch’esso informato da Benevity dell’esito dell’operazione.

PaloAltoNetworks, Inc è una società multinazionale americana con quartier generale a Santa Clara (California) e specializzata in prodotti di sicurezza informatica. Si tratta di una realta’ con oltre 2 Miliardi di dollari di fatturato, presente in Italia con uffici a Milano e Roma.

L’azienda PaloAltoNetworks, che opera il Matching Gifts attraverso la PaloAltoNetworks Foundation (accedibile internamente dal portale interno MySmile) che, a sua volta, si avvale di Benevity per la gestione del servizio.

Il programma di PaloAltoNetworks prevede ovviamente dei requisiti per la partecipazione delle noprofit, alcuni dei quali simili agli altri casi aziendali anche esaminati in questo blog, a cui aggiunge altre restrizioni di eliggibilita’, comunque non particolarmente stringenti.

A livello di intranet aziendale, sono elencati i 5 punti cardine che riassumono i requisiti del programma:

• Eligibile Donors
• Eligible Organizations
• Inelegible Gifts
• How the program works
• Time limits

Gli “Eligible Donors” sono di fatto i dipendenti autorizzati e proporre donazioni, direttamente e via matching con donazioni proprie dell’azienda, che di fatto sono tutti i dipendenti, sia full-time che full-time, compresi stagisti e chi e’ in azienda per un tirocinio (“internships”).

I requisiti proposti nella sezione “Eligible Organizations” sono quelli classici della legislazione americana, presenti in tutti i casi di CSR:

Si fa esplicito riferimento a Benevity come l’organizzazione a supporto delle operazioni della Fondazione (cosi’ come in altri casi aziendali vengono invece utilizzati altri enti come BrightFunds, YourCause …).

Gli “Inelegible Gifts” indicano le limitazioni, in termini di focus delle associazioni proponibili, che devono essere considerate:

Molto importanti gli ultimi punti dell’elenco:

Per l’anno 2020, la massima quantita’ di $ elargita direttamente dall’azienda PaloAltoNetworks con fondi propri, a seguito di matching aziendale nel corso dell’anno, e di $250 per dipendente.

Allo stesso tempo, l’azienda pone un limite di 350.000$ per anno solare. Laddove le richieste di matching eccedessero questa soglia, l’azienda non provvederebbe a raddoppiare l’importo proposto dal dipendente.

In termini di “How Program Works”, anticipando i contenuti del prossimo post specifico sul caso reale di una noprofit, di fatto si tratta di loggarsi sul portale chiamato MySMILE, ovviamente un portale interno accedibile solo con le credenziali aziendali, da dove e’ possibile cercare la noprofit di interesse, proporre la donazione e “applicare” per avere il matching aziendale.  Una volta completata la procedura, il dipendente e’ informato sullo stato della pratica esclusivamente via mail.

Contrariamente ad altre proposte di CSR aziendali, l’azienda PaloAltoNetworks rende evidente che le commissioni finanziarie per gestire la donazione, il 2.9% della somma, Non sono a carico dell’azienda, cosi’ come le spese di transazione della carta di credito. Sono percentuali basse in confronto al grandissimo beneficio del CSR per le associazioni, ma bene saperlo:

OstiaScacchi e’ una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD), specializzata nell’insegnamento degli scacchi a bambini e ragazzi.

Di seguito viene proposto il percorso di registrazione della noprofit, seguento il caso reale di OstiaScacchi-ASD.  Prerequisito, come discusso nel post precedente, e’ la segnalazione da parte di un dipendente Dell Technologies della noprofit e conseguente ricezione della mail di invito.

Tale mail di invito richiede il completamento della procedura entro due settimane dall’invio, ma propone anche una mail di supporto per dubbi o domande (yourcausevettingservices@blackbaud.com). Il supporto e’ particolarmente efficiente, si propone anche per collezionare i documenti richiesti e caricarli direttamente nel portale, tagliando i tempi ed evitando errori nella procedura, di fatto una sorta di “tutor” per il processo di vetting.

I documenti chiavi per il successo della procedura sono cinque:

– “Full statutes/constitution/bylaws. This should also include your dissolution clause.”

Si tratta quindi di condividere i documenti dello Statuto, dell’Atto Costitutivo, dell’attribuzione del Codice Fiscale. Come discusso nel post precedente, e’ necessario inviare sia la versione in italiano che quella tradotta in inglese.

– “Annual Activities Report, 2019 preferably”

Questo documento sarebbe il Rendiconto Economico e Finanziario Annuale, nella componente definita come Relazione di Gestione. Di fatto, il riassunto delle attivita’ dell’associazione, gli scopi perseguiti e i risultati raggiunti durante l’anno.  Se il REFA e’ ben fatto, questo passo risulta piuttosto semplice in quanto si tratta della semplice necessita’ di traduzione con Google Translate …

A titolo di esempio, la Relazione di Gestione distribuita da OstiaScacchi-ASD all’interno del proprio documento di Rendiconto Economico e Finanziario Annuale, presenta questi paragrafi, riportati per comodita’ nella versione in inglese:

Accompanying report to the 2019 Economic and Financial Statement (June 2020)

General situation

From an economic point of view,

From a sporting point of view,

From the point of view of visibility and institutional recognition,

From the point of view of the international exhibition,

From an organizational point of view,

From an associative and participatory activity point of view,

From the point of view of the teaching activity at the club,

From the point of view of teaching activity in schools,

Economic and financial aspects

(con riporto diretto a file excel dedicato, fornito con file allegato separato, come da punto successivo)

Plans for the year 2020

– “Financial statement/report to include assets, liabilities, income, expenses, etc.”

Per quanto riguarda la parte finanziaria, si consiglia vivamente di inviare le informazioni del Rendiconto Economico Finanziario Annuale nel formato più semplice possibile.

In questo contesto, si indica comunque qui di seguito un estratto del file excel fornito da OstiaScacchi-ASD:

Di nuovo, sono richieste le versioni in italiano e in inglese.

– “Bank Document”

Si tratta, come accennato nel post precedente, di un documento specifico ricevuto nella mail di invito di YourCause.

Il documento e’ piuttosto semplice, di fatto una collezione delle informazioni necessarie per favorire il bonifico bancario relativo alle donazioni. Si riporta di seguito il documento vuoto, come riferimento:

– “Certificate, Affidavit, Public Support test document”

Questo e’ il documento meno semplice del pacchetto e, di fatto, quello piu’ rilevante.

Si tratta di 9 pagine, con dati da riempire, divisi in tre sezioni. E’ prevista una prima sezione con le autocertificazioni da fornire, a cura del Rappresentante Legale:

Come indicato nel testo alla fine della pagina, questa autocertificazione deve essere firmata da 2 rappresentanti dell’Associazione noprofit. A titolo di esempio, per OstiaScacchi-ASD, e’ firmata dal Presidente e dal Consigliere del Direttivo, nonche’ Direttore Tecnico, dell’Associazione.

La seconda sezione e’ denominata “Foreign Public Charity Equivalence – Affidavit of Officer”, in breve e’ il cosiddetto Affidavit: nel diritto britannico e statunitense, e’ una dichiarazione scritta e giurata, ma anche una affermazione solenne, utilizzabile davanti a un magistrato o pubblico ufficiale come prova laddove chiamati in giudizio.

Di seguito si riproduce un estratto di quello relativo a OstiaScacchi-ASD:

La terza parte del documento e’ relativa alla parte finanziaria, con i dati richiesti per gli ultimi 5 anni. Si compone di due sottoparti, che vanno riempite con un preciso ordine, illustrato nel documento stesso.

Essendo di particolare rilevanza, si riporta l’esempio relativo a OstiaScacchi-ASD per quanto la maggior parte dei dati siano oscurati per confidenzialità:

Di seguito la parte 2, con evidenza anche di come e’ comunicato il 5 x 1000:

Dopo circa due giorni, via mail e’ comunicato l’esito della procedura !:

La mail sopra preannuncia altri contatti, da YourCause, per il completamento della registrazione e l’allocazione di una pagina dedicata sul portale delle donazioni.

Il processo infatti continua direttamente su YourCause, dove la pagina dedicata alla noprofit viene visualizzata, insieme con le altre informazioni pendenti:

Espandendo la parte delle notifications, infatti, e’ possibile verificare le azioni da completare:

Cominciando dalla parte Affiliazione / Profile, di seguito le informazioni richieste:

L’azione pendente sulle Disbursement Information riguarda il conto corrente dove verra’ eseguito il bonifico delle donazioni. Si riporta un estratto della (lunga) pagina di richiesta dei dati:

Alla fine della pagina, e’ richiesto un documento che certifichi il conto corrente come proprio dell’Associazione no-profit.  E’ sufficiente caricare il documento di attribuzione dell’iban, o un qualsiasi estratto conto, preso dal web banking della propria banca, purche’ sia visibile per intero l’IBAN.

La terza azione pendente e’ relativa alle Compliance. Come ormai abitudine rispetto a tutti i post pubblicati in questo blog, le Compliance sono necessarie per garantire YourCause di fronte alle leggi americane sulle noprofit:

Sono quattro punti, ognuno dei quali richiede una accettazione esplicita.

A titolo di esempio:

L’immagine finale, con il completamento delle operazioni, deve apparire come:

E’ molto importante, alla fine della procedura, ricevere la mail con la conferma delle impostazioni sul conto bancario. Si tratta di una mail del tipo:

In caso di assenza di questa mail, necessario contattare il supporto.

Dell Technologies, Inc. è una società multinazionale americana, fra le piu’ importanti al mondo nella produzione di personal computer e di sistemi informatici, con quartier generale a Round Rock (Texas). Si tratta di una realta’ con oltre 165.000 dipendenti in tutto il mondo e ampia presenza in Italia, in particolare negli uffici di Milano e Roma.

L’azienda Dell Technologies, opera il Matching Gifts attraverso la Fondazione Dell, a sua volta, si avvale di YourCause per la gestione del servizio.

Il dipendente Dell, attraverso la intranet e in particolare il portale HR, accede alla sezione di YourCause dedicata a Dell:

In particolare, la sezione Give in alto al centro della pagina e’ quella relativa alle Donazioni dei dipendenti, con conseguente matching aziendale.

La sezione matching mostra infatti i programmi attivi, basati su donazione “singola” via carta di credito oppure anche su donazioni continuativa mensile con addebito diretto in busta paga:

Per proporre una nuova noprofit nel programma, basta cliccare sul nome del dipendente in alto a destra e selezione “Help”, poi “Suggest an Organization”. A quel punto il dipendente deve riempire un semplice form, di fatto per i soli contatti della noprofit raccomandata, e fare “submit”.

Nel resto del processo il dipendente Dell non e’ disturbato. Il rapporto diventa diretto fra YourCause e il rappresentante legale dell’Associazione noprofit.

Nell’immediatezza della menzione del dipendente, parte una mail da support@yourcause.com diretta verso la mail indicata per l’associazione, con alcuni informazioni generiche su YourCause e l’Application Link per iniziare il processo di accredito.

In termini di documentazione da fornire, YourCause richiede espressamente:

General Organizational Information

Current Board of Director List and Staff List

Copy of official government registration certificate (English translation)

Copy of governing/bylaws document (English translation)

Current Annual Report (English translation)

Audited Financial Statements and Information (English translation)

In aggiunta a questi, viene richiesto il completamento di due documenti, il primo dei quali necessita di particolare attenzione essendo ricco di dettagli da completare:

Certificate, Affidavit and Public Support Test (all 3 sections must be completed).

Board of Directors and Staff List.

Il primo documento e’ composto da 3 sezioni. Importante premessa, i dati finanziari vengono richiesti per gli ultimi 5 anni, mentre di solito sono richiesti solo gli ultimi due.

I due documenti in questione, da riempire, vengono spediti via mail da YourCause, nella mail di invito.

Ovviamente i documenti devono essere forniti in inglese, ma fortunatamente anche in questo caso viene esplicitamente ammesso l’utilizzo di tool di traduzione, tipo Google Translate, senza necessita’ di traduzioni giurate o simili, purche’ vengano spedite sia la versione in italiano che quella tradotta in inglese.

8 Bit Inside e’ una Associazione Culturale, con sede a Grottaferrata (RM) specializzata nella raccolta, nella promozione e diffusione culturale delle tecnologie informatiche degli anni passati , il cosiddetto retrocomputing.

Questo post mostra la procedura di vetting applicata, non ripetendo quanto gia’ presentato nel post relativo ad OstiaScacchi-ASD, ma focalizzandosi maggiormente sulle specificita’ della procedura e i vari dati richiesti.

Ovviamente, come descritto nei post precedenti, per l’Associazione Culturale 8 Bit Inside e’ stata eseguita la procedura di nomination da un dipendente, di supporto da almeno 7 altri dipendenti dell’azienda VMware attraverso il solito portale di VMware Foundation, di verifica delle fasi di pre-registrazione, le mail di invito, ecc.

Di seguito si mostra la mail di invito, da parte di Global Giving, una volta che gli 8 dipendenti aziendali hanno indicato l’associazione come meritoria:

Da cui segue la richiesta di creazione dell’account:

Da cui può partire l’effettiva procedura:

Inizialmente vengono richieste alcune informazioni di base. Importante ricordare come l’EIN sia la traduzione del nostro Codice Fiscale, spesso riferito comunque anche come Government Registration Number o Government Registration ID:

Questa pagina completa la prima categoria di informazioni, denominata “Organization” Details”, la prima delle sei previste:

• Organization Details
• Mission & Programs
• Organizational Documents
• Financial Information
• Disbursements & Staff List
• Terms & Conditions

La seconda sezione, definita “Mission & Programs”, e’ piuttosto generica e racchiude informazioni generali sullo scopo e sui programmi dell’Associazione:

La sezione successiva e’ relativa a “Organizational Documents”, di fatto la sezione dove vengono comunicati Statuto, Atto Costitutivo, Documento del Codice Fiscale.

La quantita’ di informazioni richieste e’ modesta, di fatto solo i documenti e una dichiarazione esplicita sulle clausole di Dissoluzione dell’Associazione (di fatto mandatorie in ogni Statuto di associazione no-profit). Per questo e’ sufficiente aver preventivamente preparato i documenti in lingua inglese, secondo le raccomandazioni gia’ espresse:

Questa parte e’ stata gia’ descritta nel dettaglio nel post relativo all’Associazione OstiaScacchi-ASD, di seguito si mostra il riepilogo per 8 Bit Inside:

La sezione successiva e’ relativa alle Informazioni Finanziarie che, come gia’ discusso nel post precedente, sono relative agli ultimi 2 anni fiscali (oltre all’indicazione del budget provisional per l’anno in corso):

Attenzione particolare merita la sezione “Disbursement and Staff List”, in quanto questa e’ la porzione di registrazione dove vengono indicati i dati per i bonifici bancari delle Donazioni !

A titolo di esempio, per l’Associazione Culturale 8BitInside:

La sezione Terms & Conditions riporta una serie di autocertificazioni, necessarie per la legislazione americana:

La procedura volge al termine. Non rimane verificare quanto dichiarato, tramite la sezione “Review”. Si tratta ovviamente di una pagina particolarmente lunga, dove vengono mostrate contemporaneamente tutte le sezioni riempite, per una rapida revisione dei contenuti.

Di seguito si riporta solo un estratto, per familiarizzare con l’interfaccia:

Il sistema dovrebbe fornire un messaggio di avvenuto invio dei dati, del tipo:

,confermata subito dopo dalla ricezione di una mail quale:

OstiaScacchi e’ una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD), specializzata nell’insegnamento degli scacchi a bambini e ragazzi.

Partendo dalla fine, al completamento della procedura di vetting, l’ASD è inserita in Global Giving e quindi presa in gestione da BrightFunds attraverso il portale di VMware Foundation:  

Obiettivo di questo post, e del successivo relativo all’Associazione 8BitInside, è mostrare come è applicata la procedura di vetting, fornendo idee e raccomandazioni, applicabili non-soltanto al caso di VMware, ma di fatto a tutte le procedure di accreditamento nei programmi di CSR aziendali.

Questo post si focalizza sulle fasi di invito dell’Associazione OstiaScacchi, sulle comunicazioni con il dipendente VMware, sui resoconti disponibili. Per le diverse informazioni che GlobalGiving richiede durante la procedura, e’ possibile vedere l’altro posto relativo a VMware Foundation e specifico dell’Associazione 8BitInside.

Per ottenere l’eleggibilità a donazioni e relativo matching aziendale, è assolutamente necessario dal punto di vista legale seguire la procedura e comunicare in modo aperto quanto richiesto. Non si tratta di requisiti o procedure di VMware, ma di regole applicate secondo la legislazione americana, a cui l’azienda deve rifarsi data la sede legale negli USA.

È comunque da apprezzare come queste procedure siano molto semplificate grazie all’intermediazione di entità come GlobalGiving. Ad esempio, pur essendo presente il requisito di condivisione in lingua inglese dei documenti come Statuto o l’Atto Costitutivo o documento formale di attribuzione del Codice Fiscale, viene consentito di usare strumenti come Google Translate, consentendo quindi di evitare costi e tempi con traduzioni giurate o simili.  Allo stesso modo, Global Giving accetta i dati disponibili nel Rendiconto Economico Finanziario, nel formato elaborato dall’Associazione no-profit, senza proporre un formato specifico e conseguente necessità di “convertire” o “riclassificare” i dati.

Le informazioni richieste nella procedura di Vetting sono di 6 categorie:

• Organization Details
• Mission & Programs
• Organizational Documents
• Financial Information
• Disbursements & Staff List
• Terms & Conditions

Particolarmente importante, da cui il focus in questo post, e’ la sezione relativa ai documenti dell’Associazione (“Organizational Documents”) e la sezione finanziaria (“Financial Information”).

Per documentazione dell’Associazione si intendono tre documenti:

• Il documento di attribuzione del Codice Fiscale
• L’Atto Costitutivo
• Lo Statuto

Per quanto riguarda Statuto e Atto Costitutivo, come accennato e’ sufficiente spedire una traduzione generale, come file testo. A titolo di esempio, solo per tranquillizzare il lettore, si tratta di un documento davvero semplice, ricavabile semplicemente copiando l’intero contenuto su Google Translate:

Un po’ più complicato il discorso relativo al documento di attribuzione del Codice Fiscale, che ovviamente è un foglio rilasciato dall’Agenzia delle Entrate e non è editabile. In questo caso si consiglia di inviare il file come l’esempio seguente, ponendo di fatto la traduzione dei campi principali sotto la figura del documento formale:

Per quanto riguarda la parte finanziaria, si consiglia vivamente di inviare le informazioni del Rendiconto Economico Finanziario Annuale nel formato più semplice possibile.

In questo contesto, si indica comunque qui di seguito il modello di informazioni fornite per OstiaScacchi-ASD:

Particolarmente importantissimo, le informazioni finanziarie devono essere fornite per gli ultimi 2 anni fiscali !

Il nuovo portale di GlobalGiving (Luglio 2020) chiede una informazione finanziaria aggiuntiva, ovvero il bilancio provisionale per l’anno in corso, in sostanza un semplicissimo budget delle entrate e uscite attese. Il suggerimento e’ di utilizzare lo stesso formato compilato per i bilanci dei due anni fiscali precedenti e semplicemente indicare le somme attese per ognuna delle voci. L’assunzione di entrate e uscite simili all’anno precedente e’ certamente una buona regola.

Il resto della procedura di inserimento dati viene mostrato nel post successivo.

Per il completamento della procedura, di seguito viene mostrata la mail di accettazione, ricevuta dal Presidente dell’Associazione:

Allo stesso tempo, vengono subito informati gli (almeno 8) dipendenti che avevano partecipato al processo di Nominations dell’Associazione, in modo da stimolare da subito donazioni, che l’azienda poi provvede a matchare duplicando l’erogazione liberale proposta dal dipendente:

Quando un dipendente esegue una donazione, di qualsiasi importo, il portale VMware Foundation fa partire la procedura di matching, automaticamente:

In primo luogo, viene informato sia il dipendente che l’Associazione della nuova donazione:

VMware Foundation, di nuovo tramite Global Giving, fornisce un estratto cadenzato dei contributi ricevuti, sia quelli dei dipendenti sia quelli dell’Azienda, in questo caso VMware (Aprile 2020):

Ogni Associazione no-profit ha il suo profilo su GlobalGiving da cui gestire le informazioni in caso di modifiche, ad esempio in caso di cambio del conto corrente. A titolo di esempio, questo e’ il formato del link relativo all’accesso diretto: https://www.globalgiving.org/dy/v2/pe/organization/edit-disbursement.html?organization.id=XXXXX